1 - NoPaper, archivo electronico de documentos e imagenes

NoPaper es un conjunto modular de programas diseñados para simplificar la organizacion electronica del archivo de documentos de una oficina.
NoPaper es la solución actual a los pesados y voluminosos archivos convencionales.
NoPaper le permite mediante un modo de operación rápido y sencillo identificar y clasificar documentos en función a múltiples referencias.
NoPaper es capaz de resolver las necesidades de cada empresa o institución. Por esta razón el software se selecciona y adapta a cada necesidad especifica, tiene múltiples posibilidades de parametrización para que la solución sea idónea en cada caso.

2 - NoPaper, Caracteristicas Generales

NoPaper utiliza como sistema de interacción con el usuario el standard de entorno grafico Windows y para el control de los ficheros un sistema de gestión de base de datos relacional con consultas a través del estandar SQL

NoPaper registra los documentos mediante su digitalización en un Scanner, los clasifica e identifica según los criterios preestablecidos y los archiva en un sistema de almacenamiento masivo, del tipo Disco Óptico, Disco Magnético de gran capacidad ó Jukebox. Una vez archivados los documentos se pueden consultar, visualizar o imprimir recuperándolos mediante el conjunto de datos que se anotaron para identificarlos.

Los criterios de selección y búsqueda de los documentos guardados no están limitados a tipos o campos concretos sino que pueden comprender uno, varios o todos los campos definidos, conectándolos con operaciones lógicas del tipo mayor, menor, igual, diferente, y, o, no, suma o resta de campos y usar comodines del tipo * o ?.
NoPaper se agrupa en tres áreas principales : Configuracion de la Aplicacion, Gestion de los Documentos y Captura masiva.

Al conjunto de la aplicación se accede a través del menú principal, después de entrar la clave de acceso con la que se identifica a cada usuario. Con este sistema de menús lo se pretende es que la utilización de NoPaper como herramienta ofimática no suponga una carga adicional para el usuario en el momento de tener que realizar cualquiera de las operaciones disponibles.

Se trata de una aplicación estandar y totalmente parametrizada que cubre formas distintas de manejo de los documentos y de las aplicaciones, de catalogación de dichos documentos y también varios métodos de reproducción de los que ya están almacenados.

Todos los menús son del tipo botón al que se puede acceder mediante una pulsación del ratón o bien tecleando el carácter que aparece subrayado. Siempre existirá en pantalla un menú que describirá las operaciones posibles en todo momento. Al escoger una opción podrán aparecer otros submenus o también cajas de diálogo que requieren de una manera visual la selección de parámetros o la digitacion de campos.

NoPaper almacena los documentos digitalizados en forma comprimida, usando algoritmos standard CCITT Grupos III y IV. Este proceso puede reducir el espacio necesario para almacenar los datos por un factor de 25. Una hoja del tamaño DIN-A4 digitalizada a 300 DPI viene a ocupar una media de 1 Mb., y en su forma comprimida ocupa entre 40 a 60 Kb. Cuando se trate de visualizar o imprimir, se descomprime antes la imagen a su formato original.

Las imagenes se visualizan en la ventana de paginas. Esta ventana se trata como cualquiera otra de Windows, esto es, se puede modificar sus dimensiones o posición, agrandarla hasta ocupar toda la pantalla o hacerla desaparecer. Se dispone de las opciones necesarias para hacer rotaciones de la imagen, agrandarla o achicarla, visualizar sólo una parte de la misma y aplicar filtros para mejorar su presentación.

NoPaper parte de una organización jerárquica de los documentos, esto es, si usamos un símil ofimatico, podemos dividirlos en un armario que contiene cajones, dentro de los cajones hay carpetas y documentos, y dentro de ellos hay hojas. Trasladando este símil a NoPaper, el armario corresponde al entorno operativo NoPaper, los cajones corresponden a las diferentes aplicaciones que agrupan páginas con contenidos similares : aplicación de facturas, aplicación de contratos, aplicación de catálogos, etc. Las carpetas y documentos corresponden a cada uno de los elementos unitarios de la base de datos y las hojas corresponden a las páginas a digitalizar.

Tambien se dispone de otros elementos llamados grupos de imágenes. En terminología NoPaper esto es un lugar que sirve para agrupar imagenes digitalizadas masivamente, pertenecientes a un mismo tema, para su posterior distribución a las carpetas y documentos. Los grupos de imágenes se crean y eliminan una vez distribuidas las páginas que contienen, a discreción del operador, por lo cual deben considerarse como elementos temporales y perecederos. Un grupo de imágenes se asigna a una aplicación en concreto. Cada aplicación dispone de sus propios grupos de imágenes y en un momento dado sólo se tiene acceso a las de la aplicación activa en este momento.

Los grupos de imagenes se pueden distribuir de forma semiautomática, identificando cada página de forma visual, o bien, de forma automatica, usando un proceso de OCR.que las indexa automáticamente.

3 - NoPaper, Descripcion Operativa

Los componentes principales de que consta NoPaper son los siguientes:

• Area de Configuracion:

1. Generación, borrado y modificación de aplicaciones. Indices con claves unicas o no, con campos tipo hora, fecha, numéricos, alfabéticos. Atributos obligado, mayúsculas, sistema, no modificable, contador y tabla.
2. Control de acceso de los usuarios a las aplicaciones mediante protección por clave. Lista de aplicaciones a las que puede acceder cada usuario. Control de acceso a determinadas funciones dentro de cada aplicación.
3. Mantenimiento de los parametros programables de la aplicación. Parámetros por defecto del sistema de imágen y del scanner.
4. Mantenimiento de los parámetros programables de los discos ópticos. Configuración del tipo de disco óptico. Asignación de letras de unidad de discos ópticos y bases de datos a cada estación cliente de la red.
5. Mantenimiento de los ficheros tipo tabla (ficheros código - descripción).
   

• Area de Gestion de Documentos:

1. Selección de la aplicación activa con la que operar (de las autorizadas para el usuario actual).
2. Creación, Modificación y Eliminación de carpetas y documentos. Listados y reports configurables por el usuario.
3. Búsqueda, selección y filtrado de carpetas o documentos por uno o varios campos conectándolos con operaciones lógicas del tipo mayor, menor, igual, diferente, y, o, no y uso de comodines del tipo * y ?. Las condiciones de filtrado se pueden guardar, reuitilizar y reeditar.
4. Módulo de importación y exportación de registros a las bases de datos de NoPaper y a las tablas auxiliares de tipo código - descripción.
5. Gestión de las páginas contenidas en cada carpeta o documento : borrado, modificación de títulos, visualización, impresión, digitalización de nuevas paginas mediante el scanner e incorporación de otras procedentes de grupos de imágenes. También se pueden añadir ficheros generados por cualquier otro programa. Mediante conexión DDE/OLE se llamará a estos programas para visualizar e imprimir los ficheros guardados, con lo cual NoPaper se convierte en un archivo multimedia.
6. Posibilidad de incorporar archivo electrónico de documentos a programas basados en modo texto (UNIX, MS-DOS, AS-400, etc.) sin necesidad de modificarlos. (módulo opcional).
7. Posibilidad de incorporar captura de vídeo, mediante hardware especializado. (módulo opcional)
   

• Area de Grupos de Imagenes:

1. Creación, Modificacion y Eliminación de grupos de imagenes para captura masiva de paginas.
2. Distribución manual de las paginas a diferentes carpetas o documentos.
3. Distribución OCR (indexación automática) de las páginas a diferentes carpetas o documentos (modulo opcional).
4. Borrado, visualizacion, impresion y digitalizacion de nuevas imagenes a grupos ya creados.
5. Exportacion de imagenes directamente a fax y a disco o diskette.
   as de material, listados.

4 - NoPaper, Componentes del Sistema

NoPaper puede partir de una configuración monousuario mínima e ir incrementando sus prestaciones hasta configurar un sistema multipuesto en entornos de red de área local.

Las estaciones de trabajo están compuestas de ordenadores tipo PC 486 ó superior con un mínimo de 16 Mb. de memoria y un disco magnético capaz de alojar los programas y las diferentes aplicaciones generadas.

Una configuracion monousuario completa comprende

1. Digitalizador de documentos (Scanner).
2. Monitor VGA ó superior.
3. Impresora compatible Windows.
4. Disco para almacenamiento de las imagenes (Optico, Magnetico, Jukebox).
   

• Scanners :

1. Fujitsu M309x.
2. HP ScanJet Plus
3. Bell & Howell
4. Canon
5. Microtek
6. Ricoh
7. TDC
   

• Impresoras:

1. Canon
2. HP
3. IBM
4. Cualquiera compatible con Windows

• Discos Opticos:

1. WORM y Regrabables de:
2. ATG, HITACHI, HP, LMSI
3. MITSUBISHI, PANASONIC
4. PIONEER, RICOH, SONY
5. (consultar lista)
   

• Displays:

1. Cualquiera comptabile Windows:

• Opciones:

1. OCR.
2. Versiones multiusuario.
3. Capturador video.

 

• Formatos de imágen:

1. TIFF CCITT G3 y G4.
2. PCX, JPG.
   

* Datos sujetos a modificacion sin previo aviso.
* Los acentos se han omitido de forma intencionada.

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